Zijn de aangesloten ketenpartners voldoende voorbereid als de regio Hollands Midden wordt getroffen door een grieppandemie?

Daarvoor worden in samenwerking met het Crisisplan Leiden twee workshops georganiseerd, de eerste op operationeel niveau, de tweede op bestuurlijk niveau.

Doel van de workshops:

• Het verkennen van taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden tussen direct betrokken ketenpartners tijdens een grieppandemie.
• Het afstemmen van plannen (o.a. het testen van het regionaal operationeel draaiboek GHOR Hollands Midden), het beoordelen van de bruikbaarheid van het ZiROP, procedures (o.a. communicatie, informatie, besluitvorming) en coördinatie (van schaarse middelen, voorraden, beddencapaciteit ziekenhuizen, de afstemming van opvang, maatregelen en afspraken).

De opzet van de workshops is dat de deelnemers op operationeel (in de eerste workshop) en bestuurlijk/strategisch (in de tweede workshop) niveau van elkaar leren, het onderlinge vertrouwen versterken en de kennis/bekendheid van de operationele draaiboeken Grieppandemie GHOR Hollands Midden vergroten. Het omgaan met de media maakt geen deel uit van de workshops.
Door het interactieve karakter van het scenario wordt waarschijnlijk duidelijk dat pandemische voorbereiding vraagt om regionale, nationale (en internationale) afstemming tussen veel verschillende actoren.

De deelnemers aan de workshops zijn afkomstig vanuit de zorgorganisaties Leids Universitair Medisch Centrum, Diaconessenhuis Leiden, Groene Hart Ziekenhuis Gouda, Rijnland Ziekenhuis Leiderdorp, GHOR Hollands Midden, GGD Midden Holland en vertegenwoordiging vanuit Stichting Samenwerkende Huisartsendiensten Rijnland (SHR), DoktersDienst Duin & Bollenstreek (DDDB) in Voorhout en Huisartsenpost Midden Holland in Gouda.

Aan de operationele workshop nemen deel: managers, medisch specialisten, huisartsen, artsen infectieziekten, ziekenhuishygiënist, hoofd Medisch Microbiologisch Laboratorium, hoofd Apotheek, stafadviseurs/crisiscoördinator, inhoudsdeskundigen van GHOR Hollands Midden en projectleider van RIVM.

Aan de bestuurlijke workshop nemen deel: leden van Raden van Bestuur, directeuren, bestuursvoorzitter, regionaal geneeskundig functionarissen (RGF), managers bedrijfsvoering, arts microbioloog, arts infectieziekten, ziekenhuishygiënist, hoofd Medisch Microbiologisch Laboratorium, Hoofd Sectie GHOR, stafadviseurs/crisiscoördinator, projectleider van RIVM, een vertegenwoordiger van Ministerie van VWS.

Van tevoren is bekend hoeveel deelnemers de workshop zullen volgen. Aan de operationele workshop nemen zesendertig mensen actief deel. De bestuurlijke workshop heeft achtentwintig deelnemers. De workshops staan onder leiding van moderatoren van organisatie en adviesbureau Crisisplan Leiden.

De workshop bestaat uit drie delen:
1. introductie (en korte toelichting op de workshop)
2. probleemanalyse (bespreking van een scenariobeschrijving)
3. nabespreking (theoretische achtergronden en uitdagingen voor de toekomst)Het tweede deel bestaat uit bespreking van een scenario. De deelnemers krijgen aan de hand van een realistisch grieppandemie scenario operationele, strategische en medische knelpunten en dilemma's voorgelegd die zijn verwoord in drie op elkaar opvolgende situatiebeschrijvingen op het terrein van onder andere:

• Organisatie, alarmering en opkomst, op- en afschaling, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, plannen en procedures
• Informatie en communicatie (in- en extern)
• Afstemming en coördinatie van maatregelen en de verdeling van schaarste zoals bedden- en behandelcapaciteit, personeel, middelen en voorraden.

Elke groep discussieert aan de hand van een aantal vragen die staan geformuleerd aan het eind van iedere situatiebeschrijving. Elk van de deelnemende organisaties zit aan een aparte tafel. Er staan tien tafels met daaraan vijf stoelen. Op elke tafel staat een bord met daarop de naam van de organisatie. De spelregels laten ruimte voor eigen initiatief. De workshop is zoveel mogelijk zelfregulerend en zo veel mogelijk zonder de interventies van de oefenleiding. De deelnemers bespreken de situatiebeschrijving eerst intern en daarna met de ketenpartners die aan een andere tafel zitten. Een vertegenwoordiger namens een bepaalde tafel/organisatie kan naar een andere tafel gaan voor daadwerkelijk overleg en het afstemmen van maatregelen. Na interne en onderlinge discussie volgt plenaire bespreking.

Alle deelnemende organisaties benoemen door hen geconstateerde knelpunten. Tevens wordt gevraagd wat de analyse en oplossingsrichting / aanbeveling is. Na deze plenaire vragenronde, zijn alle deelnemers in staat gesteld om op elkaars knelpunten te reageren. Uiteindelijk worden de knelpunten zichtbaar en door de moderator voorzien van probleemeigenaar die na afloop van de workshop verantwoordelijk is voor het aanpassen van geconstateerde knelpunten en actiepunten.

Op deze wijze is door alle deelnemers in kaart gebracht wat de mogelijke knelpunten zijn binnen de eigen organisatie en tussen de verschillende organisaties op het terrein van bijvoorbeeld: de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende medische zorgpartners bij een grieppandemie, de al bestaande plannen en procedures en het afstemmen en coördineren van maatregelen, de verdeling van schaarste zoals bedden- en behandelcapaciteit, personeel, middelen en voorraden.

In het derde deel, de nabespreking, worden praktische achtergronden, evenals de uitdagingen (kansen en bedreigingen) besproken. De teams krijgen elke ronde de algemene opdracht mee om op basis van de plenaire informatie te bepalen:

• Welke problemen en dilemma's ze verwachten
• Welke beslissingen en maatregelen ze overwegen en nemen
• Met wie in de zaal ze willen overleggen / coördineren / communiceren over de aanpak

De deelnemers hebben uitvoerig kennis gemaakt met de dilemma's die zich bij de uitbraak van een grieppandemie voordoen. Hiermee is aan de hoofddoelstelling van de oefening beantwoord. Door deze oefening is het inzicht van de deelnemers aanzienlijk vergroot ten aanzien van de (te maken) belangrijkste afspraken en procedures voor een draaiboek Grieppandemie. De reikwijdte van grieppandemiescenario's is duidelijk geworden.

Er is ervaring opgedaan tijdens de workshops met procedures uit het draaiboek van GHOR. De ziekenhuizen gaan een uniform format voor het specifieke ZiROP (Griep-) Pandemie met eenzelfde opzet en taalgebruik gebruiken. Regionale afstemming met de GHOR is onmisbaar voor opvang en beheersing van een grieppandemie. Deze projectaanpak in de regio Hollands Midden heeft dat duidelijk gemaakt. Gevolg hiervan is een sterke bijdrage aan bewustwording bij de bestuurders en inhoudsdeskundigen van de zorgorganisaties over de gevolgen van deze potentiële ramp.

Download: Bijlage 1 Resultaat
                     Bijlage 2 Nieuwe inzichten
                     Bijlage 3 Project Hollands Midden Grieppandemie
                    

Dhr. J.A.M. Gubbi