Concrete leerdoelen voor deze oefening waren:

• Correct interpreteren van binnenkomende signalen over infectieziekten.
• Gebruik kunnen maken van de aanwezige relevante informatie en werkwijzen (LCI-richtlijnen en draaiboeken, voorbeeldbrieven, andere protocollen).
• Correct en afdoende opschalen en daarover communiceren.
• Bewust worden van de noodzaak tot opschalen om een infectieziekte crisis het hoofd te kunnen bieden.
• Weten welke groepen binnen dan wel buiten de GGD geïnformeerd en ingeschakeld moeten worden.
• Ontdekken waar de zwakke plekken in het proces, communicatie, informatie en logistiek rond de beheersing van een mogelijke uitbraak in de organisatie liggen.
• Managen van de gewijzigde situatie van het IZB team.
• Bewust worden van de noodzaak van en eisen aan het werken in een outbreak team.
• Vormgeven aan de veranderde rollen binnen het IZB team en als team binnen de hele GGD organisatie
• Prioriteiten stellen aan de werkzaamheden op IZB gebied en die motiveren naar leidinggevenden.
• Onderbouwd aangeven aan leidinggevende/directie welke aanvullende menskracht en faciliteiten nodig zijn om de situatie te kunnen beheersen.
• Beschikbaarheid van procedures en middelen om opschaling vlot te laten verlopen.

Subdoelen waren o.a.:

• Bewust worden waarover (het hoofd/afdeling) IZB keuzes moet maken. Welke keuze mogelijkheden bestaan er dan, met welke consequenties?.
• Leren wanneer en hoe besluiten over opschalen en aanpassen van de organisatie.
• Hoe en wanneer besluiten over voortgang en borging van reguliere processen. 
• Welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ga je verdelen bij opschaling, aan wie en hoe. 
• Wanneer, hoe en wie schakelt belanghebbenden buiten het eigen team in: zoals directie GGD, LCI, voorlichting, bestuur. 
• Wie kan de afd IZB  als hulptroepen inschakelen, en hoe is dat te regelen?
• Bereikbaarheid GGD voor meldingen testen.
• Beschikbaarheid van protocollen en informatie (telefoonlijsten etc).
• Gebruik van crisismanagement tools zoals situatierapportages (SitRap), persoonlijk logboek, BOBOC crisisbesluitvorming, vergaderschema, etc.

Aan de oefening is deelgenomen door afdelingshoofden, aanwezige artsen en verpleegkundigen infectieziekten en het afdelingssecretariaat. De oefenleiding bestond uit een oefenleider, projectleider, verpleegkundige infectieziekten, GHOR medewerker en afdelingssecretaresse.
De oefenleiding had de rol van responscel, die de buitenwereld speelde via 3 vaste telefoonlijnen, en de rol van waarnemers die het proces in kaart brachten.     

Deze oefening is in 2008 in elk van de Noordelijke GGD'en apart uitgevoerd, met één oefenleider en één projectleider voor alle 3 de oefeningen.De deelnemers gaan aan de hand van binnenkomende meldingen van E Coli O157 gevallen praktisch aan de slag. De meldingen komen van diverse plekken in hun eigen provincie binnen via de reguliere kanalen, verspreid over de oefendag.  Belangrijk daarbij is dat het gewone werk ook moet doorgaan.

Obervaties tijdens de oefeningen:

• Positief was het enthousiasme van de deelnemers en de werklust die zij toonden. Dit was aanwezig in alle drie de GGD'en. Ook de samenwerking binnen de teams (van ondersteuners tot verpleegkundigen en artsen) was goed.
• Het bleek lastig om het juiste moment van opschalen te bepalen. In twee GGD'en werd wel een keuze gemaakt, wat ook consequenties had.
• De rol die het hoofd in de oefening speelde was wisselend. Wel werd duidelijk dat in twee GGD'en winst was te behalen door in de toekomst het hoofd een welomschreven taak te geven. Dit voordeel is waarschijnlijk groter naarmate het scenario complexer wordt.
• De geïntroduceerde crisismanagementtools zijn door alle GGD'en, in verschillende mate, succesvol toegepast. 
• De gezamenlijke beeldvorming kwam het best tot zijn recht door gebruik van een situatiebord en van Sitraps. Er was een duidelijk begin van geregisseerde besluitvorming, taakverdeling en soms een besluitenlijst (en check daarvan op de volgende vergadering).
• De stap van oordeelsvorming (onderzoek van alternatieven) kwam het minst uit de verf.

Leerpunten, aanbevelingen en conclusies:

Geen van de GGD'en beschikte over een opschalingsplan waarin hetvolgende eenduidig beschreven wordt: 

• Het oppikken van signalen en eerste melding door ontvangers. Duidelijk moet worden aangeven waar prioriteit ligt: eerst meldingen helemaal uitvragen, of al sneller even melden.
• Opschaling van het outbreakteam, met name wie daarover beslist. Samenstelling, agenda, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden outbreak team.
• Moment van betrokkenheid en rol van leidinggevende.

Het is daarom een uitdaging om één opschalingsmodel te maken voor de drie GGD'en, waarmee de procedures in de drie samenwerkende GGD'en gelijksoortig zijn. Betrokkenheid van de hele afdeling bij de opzet van zo'n plan en het  (regelmatig) houden van oefeningen kan bijdragen aan een ‘sense of urgency' en is een goed uitgangspunt voor bredere acceptatie van zo'n plan.Een workshop vooraf is ook voor volgende oefeningen zinvol als opwarmer en als gelegenheid om een gezamenlijke werkwijze te definiëren. Taken en bevoegdheden van derde partijen (zoals VWA) zijn ook een goed onderwerp voor een volgende workshop. Er wordt aanbevolen om het hoofd tijdens de oefening als technisch voorzitter in te schakelen. Geef haar/hem daarmee de taak als procesmanager. Dat scheelt veel tijd voor de inhoudsdeskundigen: zo kan het hoofd de communicatie met directie, wethouders en burgemeesters verzorgen. Het hoofd hoeft daarvoor geen inhoudsdeskundige te zijn. Maak bij elk gezamenlijk overleg een SitRap; de voorzitter autoriseert de SitRap en
brengt deze uit. Dat is belangrijk voor eenduidige berichtgeving naar de buitenwacht en intern (eerste twee blokken). Ook de besluitenlijst met namen van degenen die acties uitvoeren moet snel na een overleg beschikbaar zijn voor iedereen.
In het ROI NN is besloten dat er voor de volgende oefening een training van medewerkers moet komen, waarin deze leren hoe je een SitRap schrijft. Verder is de wens van het ROI dat het model van een SitRap wordt aangepast aan de algemene
werkwijze bij infectieziekten.

Conclusie:

De oefeningen en de evaluatie ervan hebben aan de verwachtingen voldaan. Na deze oefeningen wordt er een totaalplan voor de regio gemaakt waarin de onderdelen opschaling, oefenen en training aan bod komen.

Jan van der Have, RAC Noord Nederland