Overall doel van deze eerste stap van de oefencyclus is om te leren hoe een afdeling infectieziekten kan blijven functioneren bij een crisis, om concrete aanknopingspunten te bieden om de opschaling aan te pakken en om de wijze van opschaling te oefenen en toetsen.

Concrete leerdoelen voor deze oefening zijn:

• Correct interpreteren binnenkomende signalen over infectieziekten.
• Gebruik kunnen maken van de aanwezige relevante informatie en werkwijzen (LCI richtlijnen/draaiboeken, voorbeeldbrieven, andere protocollen)
• Correct en afdoende opschalen en communiceren.
  -        bewust worden van de noodzaak tot opschalen om een infectieziekte crisis het hoofd te kunnen bieden.
  -        weten welke groepen binnen dan wel buiten de GGD geïnformeerd en ingeschakeld moeten worden
  -        ontdekken waar de zwakke plekken in het proces, communicatie, informatie en logistiek rond de beheersing van een mogelijke uitbraak in de organisatie liggen.
• Managen van de gewijzigde situatie van het Infeziektieziektenbestrijdingsteam
  -        bewust worden van de noodzaak en eisen aan het werken in een outbreak team
  -        vormgeven aan de veranderde rollen binnen het IZB team en als team binnen de hele GGD organisatie
  -        prioriteiten stellen aan de werkzaamheden op IZB gebied en die motiveren naar leidinggevenden.
• Leidinggevenden en directie op een onderbouwde manier voorlichten over welke aanvullende menskracht en faciliteiten nodig zijn om de situatie te kunnen beheersen.
• Beschikbaarheid van procedures en middelen om opschaling vlot te laten verlopen.

Subdoelen zijn o.a.:

• Bewust worden waarover (het hoofd/afdeling) IZB keuzes moet maken. Welke keuze mogelijkheden bestaan er dan, met welke consequenties?
• Leren wanneer en hoe besluiten over opschalen en aanpassen van de organisatie.
• Hoe en wanneer besluiten over voortgang en borging van reguliere processen. 
• Welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ga je verdelen bij opschaling, aan wie en hoe. 
• Wanneer, hoe en wie schakelt belanghebbenden buiten het eigen team in: zoals directie GGD, LCI, voorlichting, bestuur. 
• Antwoord krijgen op de vraag wie de afdeling IZB als hulptroepen kan inschakelen, en hoe dat te regelen?
• Bereikbaarheid GGD voor meldingen testen.
• Beschikbaarheid van protocollen en informatie (telefoonlijsten etc).
• Het oefenen met crisismanagementhulpmiddelen zoals situatiebord, persoonlijk logboek, BOBOC crisisbesluitvorming, vergaderschema, etc.

De gehele afdeling infectieziektebestrijding heeft deelgenomen aan de oefening. De afdeling bestaat uit:

• Artsen infectieziektebestrijding of wachtdienst arts
• Verpleegkundigen infectieziektebestrijding
• Baliepersoneel en (secretarieel/administratieve) ondersteuners
• Lijnmanagement: hoofd AGZ, teamleider IZB.

De fase waarin de simulatieoefening speelt is het begin van een E. Coli outbreak, met daarna een mogelijke melding van Hepatitis A waarop actie genomen moet worden. De oefening gaat in op detectie van de outbreak én opschaling binnen de eigen organisatie.

Opzet:  

Alle deelnemers starten hun werkdag op hun eigen werkplek, en met hun reguliere werk. De oefening begint met een korte recapitulatie van de beschikbare crisismanagementhulpmiddelen (deze zijn eerder op een gezamenlijke workshop besproken). Tijdens deze introductie komen via de reguliere weg de eerste twee meldingen E.coli O157 binnen. Deze zal het IZB-team moeten opmerken en op de gebruikelijke manier moeten afhandelen. Gedurende de oefening komen meer verdachte meldingen binnen met een geografische en temporele clustering. Dit is het moment dat het team over opschaling moet nadenken. Om de druk op expliciete keuzen te verhogen, ontvangt het team IZB op 3/4 van de oefening een signaal van een mogelijke Hepatitis A outbreak. Hoe gaat het team daarmee om? Welke mogelijkheden zijn er? Welke keuzen moeten worden gemaakt?

Uitvoering:

Inhoudelijke informatie over het scenario komt uitsluitend van de oefenstaf. De oefenstaf is via een response cell in alle mogelijke rollen beschikbaar voor vragen van de deelnemers op twee á drie telefoonlijnen. Uitgaande berichten van de oefenstaf, anders dan meldingen van casus, gaan met briefjes (telefoonnotities).Bovenstaande oefening is - met hulp van een extern adviseur - door de drie GGD'en in de provincie Utrecht ontwikkeld en uitgevoerd. Aan de oefening ging een gezamenlijke workshop vooraf. Iedere IZB-team hield daarna een eigen oefening.

Inhoudelijke leerpunten

• Het bleek in praktijk lastig om het juiste moment voor opschaling te bepalen.
• Geen van de drie GGD'en die bovenstaande oefening hebben uitgevoerd, heeft aan het signaal van een mogelijk hepatitis A uitbraak dezelfde aandacht gegeven als aan de E.coli.
• Geen van de drie GGD'en beschikte over een (compleet) opschalingsplan. N.a.v. deze oefening zijn deze plannen wel door de GGD'en uitgebreid of ontwikkeld.
• De leidinggevende kan een nuttige procesrol hebben, bijvoorbeeld als voorzitter van het intern outbreak management team. Dit laat ruimte aan de professionals om zich te kunnen concentreren op de inhoud en kan groepsdenken voorkomen.
• De geïntroduceerde crisismanagement tools zijn door alle GGD'en, in verschillende mate, succesvol toegepast. Het gebruik van deze crisismanagementtools wordt door de GGD'en geprobeerd vaker in praktijk te brengen om zodoende 'routine' op te bouwen.

Leerpunten rond de organisatie van de oefening

• Het scenario van de oefening is door deelnemers als realistisch ervaren. De oefening bij alle drie de GGD'en met de volledige bezetting uitgevoerd; dit vonden de deelnemers minder realistisch.
• Voor uitvoering van het oefenscenario inclusief terugkoppeling naar de groep is een ochtend uitgetrokken; dit bleek in praktijk te weinig tijd te zijn. Er zou meer tijd voor deze oefening genomen moeten worden. Daarnaast wordt bij een volgende oefening meer tijd uitgetrokken voor het geven van feedback.
• Oefenstaf bestond naast leden van de werkgroep en de GHOR ook uit IZB-medewerkers van de andere GGD'en. Daarmee ontstond inzicht in alternatieve handelwijzen dan de eigen GGD. Dat werd als zeer waardevol ervaren.
• Het valt te overwegen om deze oefening onverwacht te laten plaatsvinden. Daarmee ontstaat de handicap om alle IZB-staf die elders verblijft bijeen te roepen (komt meer overeen met de praktijk van alledag).

Marije Morsink, GGD Eemland